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海比研究:移动OA软件选型五步走

OA(Office Automation)软件作为三大管理软件中的一位主角,已经受到了企业极大关注,与OA相关的〗新技术发展也必然会在企业级软件市场引起一股热潮。集云计算、移动互联网、▊协同OA三大能量于一身的移动OA,已然形成日渐升温的趋势。

如何∠更好的面对这位后起之秀,选择适合自己的移动OA,想必是不少企业的困惑。通过对多个案例的剖析,海比研究认为移动OA软件选型可以分为五步走,即成立选型小组、评估需求、确定重点厂商名单、确定招标短名单、评估与◐招标等,在每一步都给出具体的▒工具内容和阶段工∫作成果。

一、成立选型小组

成立选型小组是企业☼确定进行软件选型所需要♣做的第一步。选型小组将负责整个软件选型过程的执行。

选型小组成员至少包括公司副总以上领导✿。✿一名、CIO一名、业务负责人一名。另外公司根据公司选型需要,可以聘请外部专家。但总体来说选型小组成员以公司员工为主。

二、评估需求

评估需求是指企业成立选型小组之后,由选型小组对选型需求进行评估。这个阶段的输出结果是“企业移动OA软件需求分析报告”。

评估需求的主要内容是企业☆在软件选型前,对于自身所属行业、经营状态、发展规模、主营业务等进行的全面分◈析与评估。一般而言,对于企业自身的评估需要重点侧重企业的发展战略、企业组织↘结构和企业业务流程三方面,并根据对以上方面的客观评估得出符合企业当前需求和发展规划的系统〦建设需求,并根据需求制定相应的信息化和软件策略。

从评估方式而言,┘可分为企↖业自主评估、@厂商评估、以及第三Я方评估三种方式。其中自主评估对自身需求比较了解,但评估专业性欠缺;厂商评∏估能够╤很好的根据厂商需求提出产品的功能设计,但公∈正性欠缺;第三方评Ⅸ估能够做到专业、公正,成本相对较高。综合考虑,依据评估需求的重要性和企业的自身实际情况,最好能采用第三方评估。

另外,海比研究发现,企业Ц在需求评估过程中,经常出™现◤三种误区。第一,评估内容有的不全面,有的没有重点。海比研究认为,评估需求要ч注意全面性,移动OA软件是会涉及企业经Ψ营管理的各个方面,因此,评估时Γ不能缺少某一方面的需求;但在保证全面性的同时,企业还容易犯另外一个错误,即忽视企业的关键与重点需求。企业最需要通过移动OA软々件解决什么问题,这一定要分清楚。一般而言,要列出三个企业最关注的问题。第二,评估需求时要注意结合企业当前与未来的需求。很多企业往往忽视未来的需求。第三,评估需求时也应注意确认项目预算量级,以及项目需求级别。如是百万元级的投入还是千万元级的投入,是部门级的需〓求还是企业级的需求。这些一定程度上К都能够提高选型效率,节约成本。

三、确定重点厂商名单

确定重点厂商名单是指企业在做完需求评估之后,首先在中国软件网等第三方平台找出业内主流和知名的厂⊙商。海比研究建议,此阶段筛选出10~20家待详细评估厂商为宜。这个阶段的输出结果是: 10~20家待详细评估厂商名ξ单。

四、确定招标短名单

在确定重点厂商名单之后,企业需要进一步了解这些重点厂商,并结合自身需求,选择出适合自己的厂商,作为最终招标的重要考察对象。海比研究建议,此阶段名单以3~5家为宜。企业可以通过本次研究给出的软件选型工具——移动OA软件选型指标对具体的移动OA软件厂商进行评分和定位,从而高效确定最终参加招标的移动OA软件厂商名单。这个阶段的输出结果是:根据对重点厂商的打分,选出3~5家进入招标的厂商。

从具体执行而言,确定招标∏短名单的环节可以分为如下步骤:

1. 厂商评分

根据自身的行业性和业务需求,通@过移动OA软件选型工具——移动OↆA软件选型指标对已经确定的10~20家的重点厂商名单,进行评分和定位,然后根据权重计算公式给出打分。

2. 确定招标短名单⿳

选取得分前几名的软件☏厂商,作为最终的参加评估与招*标的对象。

五、评估与招▌标

在确▐定最终参加招标的短名单之后,企业可以根据自己所掌握的情况进行标书的撰写与发放,并根据标书进行移动OA软件的专门招标。通过评估与招标等商务流程,最终确定移动OA软件的合作伙伴,完成选型。本阶段的输出结果是:招标评估结果,最终合作厂商。

从具体执行而言,企业实施移动OA软件项目招标的环节可以分为如下步骤:

1. 撰写与发布标书

根据需求报告和前期的移动OA软件厂商与产品评估分析报告,撰写移动OA软件项◤目招标书。将招标书在相关媒体或自己网站上进行公布,同时向3家短名单厂商发出投标邀请。

2. 成立招"标专家委员会

邀请业内在移动OA软件、信息化领域具有深厚经验的专家参加评标。专家人数一般在★5~9人为宜。

3◆. 召开评标会

收到厂商们提交的标书、成立评标的专家委员会后,☆在合适的时间召开评标会,根据评标会的评估结果,最终确定合作的移动OA软件厂商。

海比研究建议,在评估专▓家选择时,需要考虑专家擅长的领域、专家知识的时效性等方面;在招标评分时,对软件选型指标体系进行调整得⿸到招标指标体系,通过招标指标体系对评标厂商进行评分。

海比研究相关调查表明,Л这五个步骤要の全部完成,一般要花三个月到六个月的时间。如果企业严格地按┙照这四步去选择移动OA软件,就能科学地、方便地、快速地选择到适合自己的移动OA软件。

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